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¿”Informacionitis”?  Cuando más información es más “fashion” pero menos eficiente

Usted tiene algunos años como gerente de una unidad de negocio y requiere tomar decisiones para mejorar los resultados en su equipo y aprovechar nuevas oportunidades, como es el caso de incursiones en nuevos segmentos de mercado o mejoras en propuestas de valor.   Cuenta con información socio-demográfica, de geo-localización y comportamiento crediticio de sus clientes, estudios de mercado cuantitativos y cualitativos, datos de movimientos de sus vendedores, estudios sobre la competencia, análisis del entorno y de nueva legislación, así como, gracias a la tecnología disponible, varias posibilidades para conseguir más información de las interacciones que sus clientes actuales y potenciales tienen en la internet y redes sociales.  Además, a través del ERP de su empresa, su equipo siempre puede siempre buscar cierta información relevante, la que conjugan con otra a través de hojas de cálculo. Sin embargo, a veces usted sigue dejando algunas decisiones importantes en ´stand by´, en espera de conseguir más información.  Y los enfoques cambian: por ejemplo, si bien usted estaba acostumbrado a que teniendo un problema de negocio específico, buscar una solución, le están ofreciendo probar con Big Data, herramienta que ofrece encontrar inferencias, causalidades y correlaciones en enormes cantidades de datos, sin estar buscando nada específico.  ¿Qué información será la vital para tomar decisiones del día a día?  ¿Y para el caso de decisiones más importantes?

Se dice que la información que contenida en la edición diaria de un periódico como el New York Times equivale a la que un hombre en la edad media procesaba en toda su vida.

La sobrecarga de información 

Por la gran cantidad de información producida en el mundo, el cerebro humano está permanentemente expuesto a una sobrecarga de datos, pero éste solo puede procesar un estimado de 126 bits de datos por segundo; luego, como humanos, no podemos ir al ritmo de toda la data que nos invade.

En el 2016, la cantidad total de datos generados en el mundo fue de 18 zettabytes y se espera alcance los 44 zettabytes para el 2020- un zettabyte es equivalente a un trillón de gigabytes o un billón de terabytes, lo que representa una cifra de bytes con 24 ceros-.

Efectos en nuestro trabajo

La sobrecarga de información a través de diversos medios hace que siempre podamos conocer más, buscando reducir la incertidumbre. Sin embargo, como hay que analizarla y procesarla debidamente para sacar lo relevante para la toma de decisiones y ello demanda mucho tiempo y atención, ese proceso puede afectar no solo nuestro bienestar personal, sino también la de toma de decisiones, innovación y productividad.

Tras el escandaloso derrame de petróleo de la British Petroleum en el Golfo de México en el 2010, el director de la Guardia Costera de EE.UU., Thad Allen, estima que recibió entre 300 a 400 páginas de emails, texto, reportes y otros mensajes cada día en relación al incidente.  Según Allen, es muy probable que en caso hubiese recibido menos información pero se hubiera dado el tiempo para analizarla con más cuidado, podría haber alertado a los oficiales sobre como cortar el derrame mucho antes, reduciendo cuantiosas pérdidas.

Ojo con la información “sin filtro”

El desarrollo de la tecnología pone respuestas inmediatas a prácticamente cualquier duda que tengamos, pero estamos experimentando una falla en filtros adecuados.  Desde la invención de la imprenta en 1440, la gente que publicaba en nuevos métodos de comunicación venía controlado o filtrando el contenido que se producía o diseminaba.  Sin embargo, como el internet brinda a todos la posibilidad de publicar lo que sea a prácticamente costo cero, ha transformando la práctica de “filtra, luego publica” a “publica, luego filtra”.   Luego, hay que pensar mucho en la validez de la información que encontramos.

¿Qué podemos hacer para evitar la sobrecarga de información?

Responsabilidad Definamos claramente los aspectos de los que cada colaborador es responsable, las decisiones que puede tomar y lo que se espera de su puesto.   
 

Gestión del desempeño

Contemos con  sistemas objetivos de evaluación del desempeño, con indicadores concretos, para efectos de que los colaboradores tengan claridad sobre cómo afectarán sus decisiones a los indicadores que estén bajo su responsabilidad
Contenido primero Antes de pensar en sistemas para consultas de información, concentrémonos en el contenido mismo. ¿Cuánto del mismo es de buena calidad?  ¿Cuánto es relevante para las necesidades de nuestra organización?
Timing y frecuencia de reportes Hay que definir la frecuencia de actualización de datos para los reportes sistemáticos, así como si los deseamos en tiempo real o con algún desfase

 

Artículo en “Gestión” del 08/06/17, sección “La Última”, pág. 32:

http://gestion.pe/empresas/que-tanta-informacion-realmente-necesitamos-nuestra-empresa-2191945

 

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