Es lunes y estás empezando en la oficina una de esas semanas complicadas viendo que difícilmente te alcanzará el tiempo para cumplir con todos tus pendientes. Encima, te acaba de llegar al calendario una invitación para una reunión mañana por la tarde, la cual no estaba programada. Analizando tu semana, ves que más de la mitad de tu tiempo estará destinado a reuniones de trabajo, algunas en comités, otras con otro colega o con tu propio jefe y, dependiendo de tu función y jerarquía en la organización, otras con subalternos y proveedores o clientes. En muchas de tus últimas reuniones en grupos de más de tres personas, has percibido que no se ha aprovechado bien el tiempo ni se han llegado a buenos avances ni conclusiones, con proyectos «atracados», precisamente porque los responsables de cumplir con los «pendientes» están llenos de reuniones, algunas de ellas, a tu juicio, innecesarias. ¿Cómo saber cuándo es necesario convocar a una reunión? Y si esta es absolutamente necesaria, ¿cómo aprovechar el tiempo en la misma?

El tiempo

La gran mayoría de empresas tienen procedimientos muy específicos para gestionar su capital, requiriendo un exhaustivo análisis para cada nueva inversión, definiendo niveles mínimos de rentabilidad y delegando autoridad con cuidado, estipulando claramente los límites de gasto. En contraste, el tiempo en una organización suele estar pobremente gestionado. A pesar de que las llamadas telefónicas, e–mails, mensajes instantáneos y reuniones presenciales o virtuales consumen muchas horas dentro del día típico de un ejecutivo, pocas son las empresas que tienen reglas para regular algunas de dichas interacciones. Las iniciativas para el manejo del tiempo y sistemas de organización personal suelen ser personales más que iniciativas institucionales para difundir modelos de gestión del tiempo, manejo de pendientes y buenas prácticas para el aprovechamiento de las reuniones de trabajo.

Según una encuesta global de Microsoft de 2010, los empleados en el mundo dedican 5.6 horas a la semana a reuniones, sobre las cuales el 69% de los participantes piensan que son improductivas e innecesarias. Esto equivaldría a pagar 30 días adicionales de vacaciones por año. ¿Te imaginas cuánto significa eso en dinero?

Antesala a la reunión

Cuando nos convoquen a una reunión, primero preguntemos cuál es el propósito de la misma y dependiendo de ello, si es necesaria o no. Luego, pensemos si la programación es oportuna para dicha fecha y hora, así como si es imprescindible nuestra presencia y cuánto durará. Luego, tengamos claro si debemos preparar algo y qué otras personas deberían también cumplir con algún encargo previo, así como si este deberá ser enviado previamente para revisión de los convocados, o presentarse en la misma reunión.

Un estudio de Robert Half Management Resources descubrió que el 85% de los ejecutivos admiten que es común revisar y responder por e–mail o mensajes instantáneos por sus dispositivos móviles durante reuniones de oficina.

La ley de Parkinson dice que el trabajo se expande en la medida que tenemos tiempo disponible para completarlo. En esa línea, la cantidad de reuniones en nuestra agenda se puede expandir para llenar nuestro tiempo disponible. Luego, a más tiempo, más reuniones. Es por eso que muchas veces, la gente se aburre en reuniones de trabajo y no se «conecta con el propósito». Justifiquemos la realización de cada reunión de trabajo y, de ser necesaria, busquemos que esta sea productiva para todos.

¿Qué podemos hacer como directivos para aprovechar más las reuniones?

–Cero interrupciones: Evitemos el uso de dispositivos electrónicos en reuniones de trabajo. Inclusive, pensemos si será necesario que los presentes lleven sus laptops, pues pueden ser también fuentes de distracción. Para reuniones muy largas, podríamos programar un break para revisar mensajes.

–Tolerancia cero: Si queremos evitar distracciones, prohibamos el ingreso con celulares a las reuniones de trabajo.

–Empoderamiento: Preguntemos si todos los convocados están facultados para tomar decisiones sobre los puntos a tratar. Si la cantidad de participantes es muy grande, quiere decir que la reunión es muy ambiciosa.

–A tiempo: Seamos estrictos con gente que llega tarde o se va temprano y no esperemos a nadie, empecemos la reunión a la hora programada con los presentes.
–Seguimiento de agenda: Alguien tiene que tomar nota de la agenda y acuerdos. Evitemos que se cubran demasiados puntos o que la reunión dure más de una hora, pues muchas personas pierden atención luego de 60 minutos.
–No acaparamiento: Evitemos que cualquiera de los partícipes acapare las conversaciones o que otros hablen nada. Limitemos el tiempo de participación de cada uno.

–Objetivo: Al empezar la reunión, especifiquemos claramente el propósito de la misma y qué acuerdos o planes de acción serán los esperados.
–Foco: Es común empezar a hablar de otros temas de la empresa o hasta personales —como anécdotas o qué hizo cada uno durante el fin de semana. Esos asuntos podrían tratarse antes de empezar la reunión o una vez terminada, para evitar desenfocarnos.

–Seguimiento: Cuando tengamos pendientes entre dos reuniones, habrá que hacerle seguimiento a los acuerdos, con responsables directos.