Junto a otros directivos, habías observado hace un par de años que un grupo importante de empleados perdía mucho tiempo revisando asuntos personales a través de redes sociales, en computadoras de la empresa. Es por eso que decidieron evitar el acceso al Facebook así como el uso de correos personales tipo Hotmail o Gmail desde la red empresarial. Sin embargo, ahora percibes que mucho personal pierde tiempo con sus teléfonos personales. Sin ir muy lejos, cuando están en reuniones importantes, en las que siempre el tiempo queda corto, no puedes evitar observar que algunos de los presentes revisan sus smartphones para responder correos electrónicos y enviar breves mensajes de texto. Se trate o no de asuntos relacionados a la empresa, eso te fastidia. ¿Qué hacer? ¿Hasta dónde se pueden normar en la oficina las distracciones electrónicas, el buen uso del tiempo personal y el respeto al tiempo de los demás?
Sacándole la vuelta a la jornada laboral
El verbo «procrastinar» define muy bien lo que suele suceder con el ocio dentro de la oficina, pues más que pereza, se trata de dejar de hacer o diferir cosas que tenemos pendientes para dedicarnos a otras. En las típicas escenas de la vida en oficinas de las décadas de los sesenta y setenta reflejadas a través de series y películas, era obvio cuando los trabajadores perdían tiempo en asuntos personales dentro del trabajo, revisando revistas, periódicos o fotografías personales, generándose inclusive verdaderas tertulias entre compañeros de trabajo. Con la masificación de los anexos telefónicos personales, luego el tiempo perdido se veía más en extensas y recurrentes llamadas telefónicas personales, que no siempre eran imprescindibles. ¿Qué ejecutivo no ha pedido registros de llamadas telefónicas de los anexos de sus empleados, para poder hacer seguimiento a quienes perdían más tiempo con números frecuentes de familiares o amigos?
Luego, con el uso generalizado del correo electrónico y acceso a internet, surgió otra forma por la cual algunos empleados podían «sacarle la vuelta» a la jornada laboral. Y justo cuando la competencia acrecienta y necesitamos que nuestra gente esté más concentrada que nunca, se masifican los dispositivos móviles personales.
Según un estudio de ComScore de 2016, Latinonoamérica es la región que más tiempo consume en redes sociales a nivel mundial, utilizando el 29% de su tiempo en la red visitando redes sociales, superando ampliamente a Europa (22%), Norteamérica (14%) y Asia (8%).
Redes sociales
El uso indiscriminado de redes sociales para fines personales en el trabajo desenfoca, pero un uso medido no necesariamente reduce la productividad laboral: un estudio de la Universidad de Melbourne descubrió que los empleados con acceso a las redes sociales son más productivos que los empleados de las empresas que bloquean el acceso. Según expertos, aquellos empleados que pueden «compensarse» a sí mismos entre el término de una tarea y el comienzo de otra con una visita a Facebook o MySpace están más «recargados» y logran hacer 9% más que sus colegas bloqueados. Sin embargo, quien está acostumbrado a distraerse, verá la manera de hacerlo, así le impidan el acceso a redes sociales. Además, igual un trabajador podrá usar siempre su teléfono celular personal: según un estudio de SilkRoad Technology hecho entre 1,100 empleados en Estados Unidos, el 75% de empleados accede a las redes sociales desde teléfonos móviles personales.
Alguien acostumbrado a estar dos horas al día en Facebook o chateando no se volverá una persona mucho más eficiente solo por el hecho de que Sistemas bloquee el acceso a redes sociales.
Celular en reuniones de trabajo
Un estudio de Robert Half Management Resources descubrió que el 85% de los ejecutivos admiten que es común revisar y responder por e–mail o mensajes instantáneos por sus dispositivos móviles durante reuniones de oficina. Consideremos además el Facebook, Twitter y otras redes sociales, y los smartphones se convierten en verdaderas fuentes de desconcentración.
La gente que observa a los que hablan, consultan o escriben por teléfono, se distrae y se siente fastidiada por las interrupciones. El poner un celular en una mesa de reunión puede implicar que uno es muy importante, pero si quien realmente es más importante no lleva su celular, otros lo seguirán — por ello aquellas empresas que han sido más exitosas limitando el uso de los celulares en reuniones de trabajo han empezado por la cabeza—.
Costo de oportunidad
Mientras el agente de bienes raíces Frank Bertolino servía como jurado en un proceso en el cual el uso de celulares estaba estrictamente prohibido, le llegó una llamada importante. Más tarde, comprobó que había perdido una comisión de 12,000 dólares por no responder a una clienta que quería ver una casa, comprándole finalmente a otro agente. Podríamos pensar que Bertolino, quien trabaja en Keller Williams Realty en Massachusetts, Estados Unidos, habrá quedado desde entonces siempre pendiente de su celular, pero no es así, porque considera que sería descortés responder el teléfono durante una reunión con un cliente, y para resistirse a la tentación, deja siempre su celular en el auto. ¿Estarías dispuesto a hacer lo mismo?
¿Qué hacer como directivos para evitar distracciones electrónicas?
–Cero interrupciones: Evitemos el uso de dispositivos electrónicos en reuniones de trabajo. Inclusive, pensemos si será necesario que los presentes lleven sus laptops, pues pueden ser también fuentes de distracción. Para reuniones muy largas, podríamos programar un break para revisar mensajes.
–Corrección inmediata: Como jefe, debes ser el primero en percibir si alguno de tus empleados no aprovecha bien el tiempo, haciéndole ver las consecuencias de esa conducta y, de ser el caso, revisando su carga de trabajo.
–Ejemplaridad: Si queremos evitar distracciones en nuestros reportes directos, no ingresemos con celulares a las reuniones de trabajo y dosifiquemos el uso de dispositivos electrónicos para temas personales.
–Gestión del desempeño: Contemos con sistemas objetivos de evaluación del desempeño, con indicadores concretos y encuestas de 360º. La idea es enfocarnos más en resultados que en actividades.
–Uso del tiempo: Fomentemos el buen aprovechamiento del tiempo y de sistemas de organización personal.