En tu empresa necesitaban implementar un nuevo software para prospección de clientes, el cual serviría para controlar mejor las actividades de los asesores comerciales y generar un uso más eficiente del tiempo de cada uno. En tu rol de gerente, hiciste una presentación a todo el equipo, luego llevaron un curso -cuyo resumen se reforzó vía correo electrónico y whatsapp- y se estableció un plazo razonable para el cambio. Sin embargo, la gran mayoría del equipo no adoptó la nueva herramienta o solo la usó a su conveniencia, como algo “optativo”. Muchos de los asesores e inclusive algunos de sus jefes indicaron que la nueva herramienta les quitaba tiempo, que las piezas de comunicación no se entendían bien e inclusive, que presentaba algunas fallas. Tras haber invertido una importante cantidad de dinero y tiempo, decidieron dar marcha atrás con el cambio, pues las operaciones se estaban atascando.. ¿Por qué es tan difícil gestionar cambios importantes con éxito? ¿Cómo hacer para que lo que es bueno para la empresa se vea también como bueno para los colaboradores? ¿Quiénes deberían de ser los responsables de que el cambio sea exitoso? ¿Qué deberíamos hacer con aquellas personas que no opten por el cambio?

¿Por qué cambiar?
Siempre buscaremos lograr mejores resultados de negocio y en el menor tiempo posible. Es por ello que los programas de gestión del cambio facilitan que las empresas adopten nuevos procesos, promoviendo que los líderes ayuden a sus equipos a ser exitosos, generando la “compra” de lo nuevo dentro de la organización.

La Zona de Confort
Es natural que un colaborador genere resistencias ante cambios en la manera como trabaja, ya sea por no querer perder poder, porque salgan a la luz ciertas ineficiencias o por tener que esforzarse más, viéndose forzado a salir de su “zona de confort”.

Fue el británico Alasdair Blair quien en su estudio “From Comfort Zone to Performance Management” definió que la zona de confort es un estado psicológico en el cual las cosas le son familiares a un empleado, quien se siente en control de su ambiente y experimenta bajos niveles de ansiedad y estrés. White demostró que en esa situación, el bajo desempeño es altamente posible.

¿Cambiando el cambio?
La necesidad de cambio en las empresas es cada vez más constante y se está intensificando, por lo que la habilidad para cambiar continuamente, velozmente y de manera escalable, resulta esencial para lograr un alto desempeño en las organizaciones.

Según el estudio “Changing Change Management” publicado por McKinsey en el 2015, 70% de los programas de gestión del cambio no llegan a cumplir sus objetivos, más que nada por la resistencia de los empleados y falta de apoyo gerencial.

El cambio en las empresas es ahora contínuo, pues apenas terminamos con un proceso de transformación importante, nos llega enseguida un nuevo desafío. En un mundo con altísima incertidumbre y en el cual el 90% de los millennials no desea permanecer en una misma empresa más de 3 años, la cultura empresarial y su misión se están convirtiendo en nuevas fuentes de retención, por lo que aquellos colaboradores que encuentren significado en su trabajo y tengan apoyo de sus jefes tendrán mucha mayor probabilidad de permanecer en la empresa y adoptar un proceso de cambio.
El genial novelista ruso León Tolstoi sostenía que todos piensan en cambiar el mundo, pero nadie piensa en cambiar uno mismo. Empecemos por nosotros mismos como jefes y se nos hará más fácil el influir en nuestros equipos.

¿Qué podemos hacer para gestionar mejor el cambio en la empresa?

Foco en resultados Desde un principio, definamos objetivos claros y “no negociables”, estableciendo incentivos que aseguren que dichos objetivos se puedan cumplir.
Ejemplaridad Asegurémonos que la alta gerencia esté involucrada en el cambio, siendo los primeros en cambiar comportamientos.

Digitalización y soporte Utilicemos herramientas digitales para hacer el cambio más significativo y duradero, dando más soporte para nuevos comportamientos o procesos, en circunstancias donde el tiempo directivo es escaso y las distancias hacen la implementación más compleja.

Los más difíciles Rompamos las barreras hacia el cambio, identificando a aquellos colaboradores que se vean más afectados y busquemos convencerlos a ellos primero.

Toma rápida de decisiones Diseñemos un sistema formal que nos permita identificar problemas y tomar las decisiones que sean más importantes. Por ejemplo, no puede dejar de contratarse a una persona para un puesto clave porque “no hay presupuesto” o demorar la compra de laptops porque “el proceso toma mucho tiempo”.

Feedback inmediato Un feedback “just-in-time” dará oportunidad a los receptores para hacer los ajustes necesarios en sus comportamientos, para efectos de que puedan luego comprobar en su desempeño los resultados de dichos ajustes.

Monitoreo Debemos monitorear continuamente el progreso de nuestros equipos en cada iniciativa de cambio, comunicando rápidamente sobre los mejores empleados en adoptar el cambio y aquellos que estén rezagados.

Expliquemos el porqué Nadie adoptará un cambio que le vaya a hacer perjudicial.
Para efectos de que todos entiendan el porqué se pide el cambio, construyamos un speech del porqué es necesario, enumerando los beneficios para el colaborador, el cliente, la empresa, el trabajo en equipo y de ser el caso, la sociedad.
Entrenamiento Asegurémonos de que nuestros colaboradores desarrollen las destrezas necesarias para adoptar el cambio.