Asistes a una reunión en la cual un compañero de trabajo está presentando un proyecto que será vital para el futuro de la empresa. Resultará importante contar con el compromiso de todos, pero el expositor se limita a leer la mayor parte del contenido de las diapositivas de una presentación en PowerPoint (PPT) que tiene bastante información, sin lograr captar tu atención ni la del resto de asistentes. El efecto es que todos se distraen, revisando sus celulares o haciendo anotaciones que no tienen nada que ver con la reunión, y cuando luego le haces una pregunta importante al expositor, este la responde a medias y busca apuradamente información de soporte en alguna de sus numerosas diapositivas. ¿Hasta dónde se convierte el PPT en un «escudo» para encubrir la falta de profundización sobre un tema en particular? ¿No parecerá acaso un mal profesional «menos malo» si está acompañado de un PPT? En todo caso, ¿para qué debería servirnos el PPT? ¿Vale la pena limitar o acotar su uso en la empresa?

La necesidad de impactar en público

Según una encuesta de Gallup en Estados Unidos, el 40% de los norteamericanos tiene miedo a hablar en público, temor que ocupa el segundo lugar entre varios otros, solo después del miedo a las serpientes (51%). Sin embargo, según una encuesta del profesor Boris Groysberg de Harvard Business School (2010) entre head–hunters de ejecutivos top, de las destrezas vitales que requiere desarrollar un directivo, la capacidad de hacer presentaciones en público es una de las más importantes. Un directivo, al tener que comunicarse constantemente para persuadir a distintas audiencias, tenderá a depender excesivamente de ayudas gráficas para hacer mejores presentaciones. Si bien un PPT podrá dar más seguridad a un presentador, no necesariamente hará que la presentación sea mejor.

Los riesgos del PPT

Las diapositivas ayudan a los expositores a presentar tópicos complejos usando viñetas, slogans, figuras abstractas, tablas, gráficos, imágenes y videos. Sin embargo, los PPT no nos fuerzan a analizar profundamente situaciones complejas o ambiguas, pues resulta prácticamente imposible presentarlas en slides. En muchos casos, el uso de un PPT podría hacernos creer que la audiencia ha entendido claramente todo, aunque no necesariamente sea así.

Ejecutivos exitosos enemigos del PowerPoint
Steve Jobs decía: «Detesto la manera como la gente usa los slides en lugar de pensar. La gente suele afrontar un problema creando una presentación, pero yo prefiero que se involucren, discutiendo cosas en la mesa, en lugar de mostrarlas en un montón de slides. Quien sabe realmente de lo que está hablando, no necesita un PowerPoint». Jobs era defensor de las intervenciones en caliente, cara a cara y buscando improvisación, para generar creatividad, en reuniones muy informales.

En Amazon, su fundador Jeff Bezos tiene prohibido el uso del PPT y ha establecido que cada vez que un colaborador tenga una idea que discutir, deberá estructurarla en la forma de un memo de cuatro páginas, para luego presentar su idea en una reunión en equipo, en la cual los primeros veinte minutos se destinan a leer el memo y luego el presentador absuelve preguntas de todos. Según Bezos, el escribir un memo de cuatro páginas es más difícil que redactar un PPT de veinte páginas, «porque la estructura narrativa de un buen memo obliga a pensar y entender más sobre cómo las cosas se relacionan. Las presentaciones al estilo del PowerPoint suelen llevarnos a restar importancia a las ideas y su interconexión». Por otro lado, Andrew Witty, CEO de GlaxoSmithKline, pide que sus empleados tengan «conversaciones de verdad», en reemplazo del PPT.

El partido político Anti PowerPoint Party (APPP), con sede en Suiza, pretende limitar el uso profesional del PowerPoint y otros software de presentaciones, los cuales según sus cálculos, causan una pérdida económica equivalente a 2.2 miles de millones de dólares anuales solo en Suiza y reducen la calidad de las presentaciones en el 95% de los casos.

Por supuesto que habrá manera de sacarle provecho a herramientas como el PPT y otras con más prestaciones; sin embargo, lo que un directivo deberá siempre tener claro es que si uno no domina un tema y no lo ha reflexionado bien, será muy difícil que logre convencer y mucho menos impactar, en cualquier audiencia. Como sostuvo Aristóteles, la retórica capacita para hablar y para comprender, pero conociendo aquello de lo que se habla.

¿Qué podemos hacer para potenciar nuestras presentaciones?

–Complementos: En cualquier momento durante una presentación, sintámonos libres de usar una pizarra o papelógrafo.

–Síntesis: Si usas PPT u otra herramienta afín, no utilices muchas láminas ni demasiado contenido en una sola. Cuando un PPT contiene demasiadas palabras u otros elementos, la audiencia tendrá que escoger entre leer los slides o escuchar al expositor. –Predictibilidad espacial: Cuida la armonía gráfica. Si cada lámina está espacial y visualmente organizada de la misma manera (imágenes, títulos, fondo y/o referencias ubicadas en la misma posición), la audiencia se acostumbrará a esa estructura y se distraerá menos con los avances entre slide y slide.

–Imágenes: Trata de usar más imágenes en lugar de texto. Investigaciones psicológicas y pedagógicas han demostrado que incluir imágenes relevantes durante presentaciones orales puede mejorar la atención y aprendizaje.

–Gráficos y tablas: No uses gráficos ni tablas muy complejos, pues toman más tiempo y esfuerzo mental para ser interpretados. Si ponemos un gráfico o tabla complejo que aparezca repentinamente en la presentación, la audiencia tendrá que escoger entre descifrarlo o atender al expositor.

–Participación: Si se trata de un grupo pequeño, haz participar a la audiencia, por ejemplo, sobre el rol que cada uno debería jugar en relación a lo que se discute.
–Take–away: Al terminar la exposición, trata de resumir los aspectos más importantes, pero sin ayuda de herramienta de presentación alguna.