Desde hacía un tiempo, el gerente de recursos humanos de tu empresa venía proponiendo la alternativa del home office o tele trabajo, como una “best practice” para mejorar el balance trabajo/familia en algunos colaboradores. Sin embargo, nunca llegaron a hacer una evaluación profunda sobre la conveniencia o no de optar por esa práctica, pues siempre había otros proyectos e iniciativas de negocio “más importantes” a evaluar, y consideraban que la organización no estaba aún preparada para optar por el trabajo a distancia. Existía un legítimo temor a que algunos empleados no le puedan sacar mucho provecho a una jornada diaria completa a distancia en contraste al habitual trabajo en instalaciones de la oficina y a que otros “abusen” de la prerrogativa de trabajar en sus casas, dedicando una buena parte de ese tiempo a actividades domésticas o de ocio. De pronto vino la crisis de la COVID-19 y el marco legal te puso en cuarentena a ti y a casi la mitad del planeta, de manera súbita y forzosa, con escaso o prácticamente nulo tiempo para organizarnos en la empresa. Ni en las más afiebradas discusiones de planeamiento estratégico o gestión de riesgos habían llegado alguna vez en tu empresa a imaginarse una crisis de esta envergadura, necesitando ahora asegurar una mínima continuidad del negocio sin posibilidad de operación física presencial. ¿Cómo se debe implementar el home office con eficacia? ¿Qué puestos de trabajo son los más ad-hoc para adaptarse a esta modalidad? ¿Cuál debe ser el rol de un líder al respecto? ¿A pesar de tener que cumplir con una exclusión social forzosa, se puede trabajar en equipo? ¿Cómo hacemos para que la gente se sienta útil y productiva?

Lejanías que ahorran

En los 90s, el concepto de home office, también conocido como flexible office, teleworking o telecommuting, se empezó a usar en EE.UU. para describir situaciones en las cuales un empleador llegaba a un acuerdo con su trabajador para que éste desarrolle las actividades y responsabilidades propias de su puesto desde un lugar de trabajo distinto al que usualmente debería utilizar. Además del ahorro para la empresa al liberarse de habilitar permanentemente un puesto de trabajo, esta modalidad presentaba un gran ahorro en tiempos de traslado del trabajador desde su casa a la oficina y de la oficina a su casa, generalmente durante horas de gran congestión vehicular.

Según un estudio de Global Workplace Analytics con datos del Censo en EE.UU. entre 2005 y 2017, si todos los puestos de trabajo compatibles para home office en Norteamérica se trabajasen bajo dicha modalidad durante la mitad del tiempo, a nivel anual se ahorrarían más de 700,000 millones de dólares, pues los negocios se ahorrarían en promedio $11,000 al año por cada media jornada trabajada a distancia y los empleados entre $2,000 a $7,000 cada uno. Por otro lado, el beneficio para el medio ambiente sería equivalente a la contaminación que emite todo el estado de Nueva York durante un año.

Productividad a Distancia

Diversos estudios concluyen que aquellos empleados que empiezan a trabajar bajo la modalidad de home office mejoran su productividad, pues se pueden concentrar más, escapándose del ruido de la oficina tradicional y sin sostener conversaciones espontáneas que se dan cotidianamente con colegas, muchas veces sobre temas ajenos al trabajo.

Según el estudio State of Telecommuting in the US Employee del 2018 de la consultora FlexJobs, 74% de los empleados que trabajan a distancia en EE.UU. lo hacen porque así evitan interrupciones de compañeros de trabajo y el 77% cree que el trabajo a distancia mejora su salud porque les permite tener una mejor dieta, tener más tiempo para ejercitarse y en general poder llevar un estilo de vida más saludable.

Efectos del aislamiento

Si bien son muchas las ventajas de trabajar a distancia, lo que un trabajador empieza a extrañar es la interacción social con compañeros de trabajo, que no solo ayuda a coordinar cosas rápidamente sino también a sentirse acompañado, construyendo relaciones. Cuando uno no ve ni escucha a sus colegas por un largo período de tiempo, puede sentirse menos comprometido hacia su equipo y la empresa.

Según el estudio “Global Work Connectivity” de la consultora Future Workforce con 2,000 empleados en 10 países en el 2018, dos terceras partes de los trabajadores a distancia no se sienten identificados con sus respectivas empresas y un tercio nunca tiene contacto en persona con su equipo.

Según Dan Schawbel, autor del libro “Back to Human: How Great Leaders Create Connection in an Age of Isolation”, aquellas empresas que como Best Buy, HP, Reddit y Honeywell, han dejado sin efecto iniciativas de home office, lo han hecho porque creen que la colaboración cara-a-cara propicia el trabajo en equipo, el compartir ideas y la rapidez en la toma de decisiones.

¿Cómo mantener la cultura, las relaciones interpersonales y el trabajo en equipo en medio de una cuarentena? Si a un directivo poco le ha preocupado su equipo en condiciones normales, la distancia lo alejará aún más. Pero si se ha interesado por su gente y buscado lo mejor para ellos, el alejamiento físico no debería cambiarlo, más aún en momentos de tanta incertidumbre, en los cuales la gente no solo está preocupada por estar forzosamente enclaustrada, sino por la incertidumbre sobre cuándo la situación se “normalizará”. En momentos de una crisis como esta, un buen jefe debe de ser el primero en dar el ejemplo, no sólo adaptándose rápidamente a nuevas herramientas y formas de trabajo, sino mostrando entusiasmo y estando disponible para apoyar a su equipo.

¿Cómo podemos mantener la productividad y buen clima laboral con el Home Office?